Naučit se pracovat s deadliny může být velmi ošemetná záležitost. Ať už jste povinni splnit termín, který vám zadá nadřízený, nebo si své deadliny určujete a plánujete sami, čeká na vás mnoho nástrah. Celý problém se samozřejmě netýká jen zaměstnání, ale i plnění jakýchkoliv povinností, které jsou časově omezené. Jak na to?
Rozdělte si úkol na několik částí
Ať už se jedná o něco, co vám zabere několik hodin, nebo o velký projekt, který se potáhne řadu měsíců, skoro v každém případě si můžete cestu směrem k jeho dokončení rozdělit na několik dílčích částí. Nebudete pak před sebou mít jeden velký náročný a často děsivý úkol, ale několik menších. A ty už nebudou působit dojmem, že vám to dá pořádně zabrat, abyste stanovené deadliny zvládli dodržet.
Všechno si zapisujte
Vždycky. Si. Všechno. Zapisujte. Není žádná ostuda se spoléhat na naprosto jednoduchý TO DO list. Můžete mít sebelepší paměť a pamatovat si ledacos. Ale pojistit si touto nenáročnou formou, že máte naprostý přehled o celém procesu i o jeho jednotlivých krocích, není nikdy na škodu. Často vás to může uchránit od nepříjemné situace, kdy zjistíte, že už jste dávno měli mít něco hotové a teď to negativně ovlivní celý dosavadní proces.
Nastavte si upomínky
I když máte všechny úkoly a deadliny řádně sepsané, ještě to nutně nemusí znamenat, že na některý z nich nezapomenete.
Žena strávila hodinu hledáním pohlednice a třicet minut hledáním brýlí. Samotné psaní jí pak zabralo minutu a půl.
Ať už za pomoci některého z mnoha programů, určených k projektovému plánování, nebo jen nastavením upomínky v kalendáři nastavte si u každého jednoho úkolu upomínku s dostatečným časovým předstihem. Zabráníte tím tak panice, vzniklé při nastřádání vícero věcí do krátkého časového úseku.
Hofstadterův zákon
Kognitivní vědec Douglas Hofstadter, který se (mimo jiné) zabýval nepředvídatelností plněných úkolů, jednou řekl: „Jakýkoliv úkol, který dokončíte, vám vždy zabere více času, než jste původně očekávali.“ Pokud si tedy stanovujete jakýkoliv deadline, zkuste se zamyslet nad tím, kolik času vám tato konkrétní činnost může zabrat. A přidejte alespoň něco málo navíc. Tato rezerva vám pomůže se lépe vypořádat s překážkami a komplikacemi, které mohou nečekaně nastat. Buďte realisté a nenakládejte si víc, než je nezbytně nutné.
Pokud pracujete v týmu, nezapomínejte na ostatní
Je rozdíl mezi samostatnou prací a prací v týmu. Pokud pracujete na projektu, do kterého je zapojených více lidí, musíte brát v úvahu nejen vaše schopnosti, ale i schopnosti všech spolupracovníků. Než stanovíte deadline, poraďte se s členy svého týmu a pokuste se najít kompromis, který bude pro všechny zúčastněné zvládnutelný.
Pozor na Parkinsonův zákon
Termín Parkinsonův zákon popisuje tendenci natahovat potřebnou práci k dokončení úkolu tak, aby vyplnila veškerý čas pro tuto činnost určený. Pojmenování vzniklo podle Cyrila Northcotea Parkinsona, který v roce 1955 napsal humoristickou esej pro britský deník The Economist. V ní popisuje příběh ženy, jejímž pouhým a jediným úkolem je do večera odeslat pohlednici. Ačkoliv by se mohlo zdát, že na tom není nic složitého a celá záležitost by se dala vyřídit do pár minut, opak je pravdou.
Žena strávila hodinu hledáním pohlednice a třicet minut hledáním brýlí. Samotné psaní jí pak zabralo minutu a půl. A tím to ještě nekončí. Dalších několik desítek minut ženě zabralo rozhodování, jestli si má nebo nemá na cestu k poštovní schránce vzít deštník. Tímto způsobem se její den postupně naplnil činnostmi, které by za jiných okolností nebyly k dokončení úkolu vůbec potřeba, ačkoliv s ním jistým způsobem souvisely. To je Parkinsonův zákon v praxi.
Reklama
foto: Shutterstock, zdroj: Quickbase
