Nepřečtených emailů ve schránce už se nikdy nezbavíte. Jak z toho nezešílet?

Dali jste si do nového roku předsevzetí, že se dopracujete k „Inboxu Zero“, tedy nulovému počtu nepřečtených emailů? Tento šílený nápad vymyslel v roce 2007 blogger Merlin Mann a postupem času se tento přístup stal pro mnohé lidi ideálem dokonalé digitální organizace. O deset let později se ve firmách naopak začíná prosazovat například Slack, chatovací systém nahrazující vnitrofiremní záplavu emailů.

Filozofie „Inbox Zero“ učila lidi, jak pracovat s přijatou poštou, ale tak trochu opomíjela to, aby se skoncovalo i s odesíláním zbytečných emailů. Většinu emailů dnes tvoří oznámení aplikací, newslettery a spousta dalšího balastu, který je přesto „poštou vyžádanou“. Co si to takhle povypínat?

V roce 2017 lidé po celém světě posílali a dostávali 269 miliard emailů denně.

Podle studie výzkumné agentury Radicati Group lidé v roce 2017 po celém světě posílali a dostávali 269 miliard emailů denně. Do roku 2021 se předpokládá, že tento počet dosáhne více než 333 miliard. No, to nejsou zrovna příjemné vyhlídky.

Emailové rituály

Pokud máte pracovní emailovou schránku a pár dalších soukromých, určitě se potýkáte s nezanedbatelným počtem nových zpráv. Není třeba je všechny okamžitě vyřídit jen proto, abyste si odškrtli jednu hloupou položku na seznamu produktivity. Spisovatelka a novinářka Emily Dreyfussová má prý ve své doručené poště více než 300 tisíc nepřečtených zpráv. A daří se jí i tak víc než dobře. Nenechá se prostě plnou schránkou stresovat.

Důvodem, proč dostáváme tolik emailů, je ten, že jsme byli všichni přesvědčováni, jak potřebujeme reagovat rychle, abychom byli produktivní.

Někteří lidé stále nechápou, že mají nad svojí schránkou neomezenou moc, a používají nejrůznější rituály. První, co ráno udělají, je, že vyřídí emaily. Jiní se naopak zásadně ráno pošty ani nedotknou. Další emaily čtou, ale neodpovídají na ně. Jiní mají složitý systém třídění emailů do složek. Časté pak je, že na (v podstatě zbytečný) email, který pošlou kolegům, odpoví každý a o zábavu je postaráno.

„Důvodem, proč dostáváme tolik emailů, je to, že jsme byli všichni přesvědčováni, jak potřebujeme reagovat rychle, abychom byli produktivní a splnili očekávání,“ prohlašuje John Zeratsky, designér, který pracoval 15 let v technologickém průmyslu. „Pokud budete reagovat rychle, získáte pověst, že jste takto zareagovali, lidé vám pak tedy budou posílat další zprávy, tak to jde pořád dokola a počty emailů se zvyšují,“ pokračuje Zeratsky. I on byl kdysi příznivcem filozofie „Inbox Zero“, pak se ale z poblouznění probral.

Nekonečný proud zbytečností

„Myslím, že to, jak lidé pochopili myšlenku „Inbox Zero“, je úplná katastrofa. Nevidím šanci, jak by někdo mohl podnikat, živit se jako freelancer nebo dělat jakoukoli smysluplnou práci s tím, že bude odpovídat na každý email ve své doručené poště po celou dobu tak, aby byla schránka vždy prázdná,“ prohlásil designér Max Temkin. Přitom ke změně přístupu k emailům stačí základní a jednoduchý obrat v myšlení. Je třeba se smířit s tím, že proud doručené pošty je nekonečný a většina ze zpráv není důležitá. Takové emaily nemusíte číst a ani na ně nemusíte odpovídat.

Permanentně zapnutá automatická odpověď pro významné kontakty je nápad, který dává smysl.

Deborah Arthursová, redaktorka z Londýna, uvedla, že se k „Inboxu Zero“ přihlásila, ale byla vlastně mnohem šťastnější v době, kdy se „chlubila“ skoro stovkou tisíc nepřečtených emailů. Snahu udržet si prázdnou doručenou poštu označila za mimořádně vyčerpávající. Neodpovědět na email pro ni bývalo velmi těžké, po svém prozření si uvědomila, že každému musí být jasné, že takové počty emailů za den není možné vyřídit.

Jedním z nejtěžších kroků ve způsobu práce s doručenou poštou je si veřejně či aspoň neveřejně přiznat, že máte příliš mnoho emailů a nejste schopni na všechny a včas reagovat. Odborníci těm, kteří jsou opravdu zahlceni emaily, doporučují, aby pro důležité kontakty, tedy rodinu a nejbližší přátele a kolegy, nastavili automatickou odpověď se strohým oznámením, že emailů je opravdu moc a že je třeba pro urgentní záležitosti volat na to a to číslo. Permanentně zapnutá automatická odpověď pro významné kontakty je nápad, který dává smysl, a budeme se s ním pravděpodobně setkávat čím dál tím častěji. Důležitým krokem ke snížení počtu přijatých emailů je vypnutí různých notifikací a newsletterů a z druhé strany posílání zbytečných emailů více kontaktům, od kterých pak můžeme čekat smršť odpovědí.